タスク管理が苦手でも「今この瞬間」に集中できる方法【2020年版】

仕事で最高の結果を出すためには「今この瞬間」に集中することです。余計なことを考えずに仕事をするために、快適な仕事場を用意したり、朝早く起きたり、筋トレしたり努力します。

しかし、そもそも「今この瞬間」にやるべき仕事・タスクがコントロールできてないと、一瞬で現場が崩壊します。そこで、本記事ではタスクの整理整頓が苦手な人が頭の中を整理する方法を紹介します。

結論だけ知りたい方は、3つ下の見出し「簡単なまとめ」をご覧ください。

 

筆者のプロフィール

僕もタスク管理は苦手ですが(そもそも、タスク管理が得意な人っているのでしょうか)、旅行しながら7つくらいの職業を兼務しています。自宅やホテルやカフェなど、仕事環境が変わるので集中しづらいため、タスク管理は同じ方法にするように徹底しています。

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ルイス前田

 

「今この瞬間」に集中するタスク管理で使うツール

「今この瞬間」に集中するタスク管理では

  • LINE
  • ToDoist
  • TaskChute Cloud
  • フォーカス

の4種類のツールを使いますが、LINEとToDoistは他のツールでもOKです。TaskChute Cloudとフォーカスは必須です。

 

「今」に集中するために、

  • あらゆることを自分で記憶しない
  • 他のタスクが頭をちらつかないように、よけておく
  • 不要なタスクはガンガン削る
  • 正しいタイミングで休憩する

をコンセプトにしています。

 

簡単なまとめ:ツールを使って集中する1日の過ごし方

まとめです。

仕事前:LINEのメモとToDoistを見ながら、TaskChute Cloudにタスクと見込み時間を登録
仕事中:フォーカスを使ってポモドーロテクニックを実践しながら、タスクを消化していく
仕事後:終わらなかったタスクをToDoistに分類、または削除する

こんな流れで、タスクを管理しています。

 

仕事前にタスクの決定、仕事後にタスクの整理とすることで、仕事中には今取り掛かっている仕事以外のことは考えないようにしています。それでは次にそれぞれのツールでやることや役割を解説します。

 

LINE:思いついたことのメモ

LINEでは自分の宛てのメッセージを送ることができます。LINEの代わりに、メールの下書きでも、メモ帳でも良いのですが、LINEのアプリは開きやすい場所にあるはずなので、最速でメモれます。

 

LINE:思いついたことのメモ

こんな感じで、あとで見て何かわかる程度に、思いついた瞬間にメモっときます。タスクや仕事のアイデアをメモっておくことで、タスクを定める時に「何やればよかったんだっけ?」と思い出す時間を節約します。

 

ToDoist:ホットリストとアイスボックスの管理

ToDoistでホットリストアイスボックスを整理します。

  • ホットリスト:今日中ではないけど、近いうちにやらなくちゃいけないこと(緊急で重要)
  • アイスボックス:期限はないけど、やらなくちゃいけないこと(緊急ではないけど重要)

リストで管理できればOKなので、ToDoist以外のタスク管理ツールでもOKですが、ToDoistより使いやすいツールがなかったです。

 

ToDoistを使うタイミングは、1日のはじめです。TaskChute Cloudに入りきらなかったタスクをホットリストへ。LINEのメモに書いてあることをアイスボックスへ入れます。

 

todoist

こんな感じで、ToDoistの中にフォルダを用意して、タスクをホットかアイスのどちらかに分類しておきます。ここであまり細かくタスク分けをすると管理が面倒になるので、ホット(すぐやる)かアイス(あとでやる)だけです。

(僕の場合はブログのネタを思いつくことが多いので、ネタ用のフォルダも作ってます)

 

TaskChute Cloud(タスクシュート クラウド)

タスク管理のメインはTaskChute Cloudです。「なぜ仕事が終わらないか?」という課題を解決するために、

  • 仕事の見込み時間と実際時間の差を測る
  • 予定タスクがすべて終わる時間を予想する

という2点をコンセプトにしています。

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ルイス前田

 

使い方と画面はこんな感じ。

タスクシュートクラウドの簡単な使い方

  • 仕事かどうかに問わず、1日でやること(通勤時間やランチなども)をすべてタスクとして登録
  • それぞれのタスクに見積もり時間を入れる
  • 詰め込みすぎて、終了予定(就寝時間)が深夜になるので、慌ててタスクを整理する

ここまでが事前準備。

 

ここから

  • タスクと一緒にタイマーをスタートして、終わったら止める
  • あれ?このペースだと全然終わらないじゃん!と気づいて、タスクを他の人に依頼したり、効率化したり、縮小する
  • 1日が終了したら、残ったタスクは翌日以降に回すか、タスク自体を見直す

 

こんな感じで、自分がいかに1日にタスクを詰め込みすぎているか、そして期待する時間内にタスクを終えられていないかに向き合いながら、仕事を進めます。

 

フォーカス・タイマー

TaskChute Cloudは起動させつつ、スマホアプリ「フォーカス・タイマー」で集中できる環境を作ります。無料アプリです。

» iPhone版のダウンロード
» Android版のダウンロード(Android版はなかったので同じ機能を持つ別アプリです)

フォーカスは集中できる時間管理テクニックである「ポモドーロテクニック」のためのタイマーアプリです。

■ポモドーロテクニック

・実行するタスクを決める
・タイマーを25分に設定してスタート
・タイマーが鳴るまではタスクに集中し、他のことは一切しない
・タイマーが鳴ったら5分休憩して、身体と脳を休める
・25分の集中(1ポモドーロ)を4回したら、25分の長い休憩を取る

ちなみに、ポモドーロとはイタリア語で「トマト」の意味。考案者のフランチェスコ・シリロがトマト型のキッチンタイマーで時間を区切りながら試験勉強をしたことが由来です

 

権利関係?で、アプリの説明にポモドーロのことは書いてないのですが、いくつかあるポモドーロ用のタイマーアプリでは最も使いやすかったです。

 

「今この瞬間」に集中するタスク管理 | まとめ

記事は以上です。複数のノウハウを合体させたタスク管理を紹介しましたが、一部のノウハウだけでも有効です。

 

  • 思いついたことはLINEで自分宛にメッセージを送ってメモする
  • 重要だけど緊急ではないタスクはアイスボックスに入れておく
  • タスクシュートで1日の就寝時間を確認しつつ、タスクを調整する
  • ポモドーロテクニックで集中を習慣化する

などですね。

 

タスク管理は英語学習と同じで、相性が大切です。色々なツールや手法を試して、フィットするものを見つけるまでは試行錯誤をオススメします!

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