2020年はどんな年になるのだろうか...!!
タスクシュートで時間管理に絶望して、自分の時間を取り戻す

タスクシュートで時間管理に絶望して、自分の時間を取り戻す

To Do リストをやってもやっても終わらないという人に、新しい希望となるタスクシュートという時間管理方法を紹介します。ただし、希望にたどり着く前には「自分ってこんなに仕事ができないんだな」という絶望も味わう必要があります。

 

タスクシュートとは

タスクシュートはTo Do リストに、タスクごとの時間の概念を追加したものです。

それぞれのタスクにかかる予想時間と、実際にかかった時間を記録しながらスケジュールを進めることで、タスクごとの振り返りと、1日ごとのふりかえりを可能にして「24時間の使い方」を見直すことができます。

 

朝起きてから、夜寝るまでのすべてのタスクを登録するのがタスクシュートの基本です。

・歯を磨く
・オフィスに移動する

などもタスクとして登録します。

 

また、見積もり時間を合計することで「今日は何時に寝られるか?」がリアルタイムに更新されていくことで「気づいたら今日も残業」という状況を回避できます。ここが革命的なポイント。タスク管理のみのToDoリストでは終了時間が分かりません。

 

タスクシュートのメリット

タスクシュートを使っていて感じる最大のメリットは、妥当なタスク管理ができること、です。朝起きてから夜寝るまでのタスクを登録し、タスクごとの見積もり時間を入力すると、簡単に就寝時間が24時を超えます。

いかに自分が1日に期待しすぎているかを認識して、1日にできる妥当なタスクへと整理することこそ、タスク管理の第一歩。あふれているタスクは中止するか、別の人に任せるか、別の日にするしかありませんが、実際に当日を終えるまでに「全然タスク終わらへんやん!」と気づけるので、早め早めに対応が可能。

 

多くの人は業務の効率化や改善でタスクが終わるように何とかしようとしますが「1日にやるべきタスクを登録したら、終了予定時刻が27時」の状況は効率化では挽回不可能です。どんな人間も1日は24時間、ということを踏まえて不要なタスクはガンガン削りましょう。

 

タスクシュートのデメリット

タスクシュートのデメリットは、細かいタスクの入力や、タスクごとのプロジェクト設定やモード設定が面倒なことです。

対策としては、タスクシュート専用のWebサービス「タスクシュートクラウド」では繰り返し登録を使うことで入力の手間を省くことができます。また、プロジェクト設定やモード設定は慣れるまでは使わなくてOKです。

 

プロジェクトとモードはタスクを分類し、ジャンルごとに大きな振り返りをするための機能ですので、

・タスクの名前
・タスクの見積もり時間
・タスクの実績時間(スタートとストップを押すだけ)

この3つのみ設定しておけばタスクシュートを使うことはできます。

 

筆者が使っているタスクシュートのツールは「タスクシュートクラウド」

筆者が使っているタスクシュートのツールは「タスクシュートクラウド」

タスクシュート専用のツールは3種類あります。

PCとスマホの両方でタスク管理できるのが理想なので、おすすめはタスクシュートクラウドです。

タスクシュートクラウド、Webベースなので、どこからでもタスク管理できます。が、ネットに接続できないと使えないのは弱点ですね。タスク管理にこだわってる人はインターネットから長時間離れることはないはずですが、一応注意です。

 

タスクシュートクラウドの簡単な使い方

タスクシュートクラウドの簡単な使い方

  1. まず仕事外のタスク(通勤時間やランチなど)を登録します
  2. 余裕があるときに、仕事外の繰り返しタスクはリピートタスクとして登録しておくと、自動的に設定されるので便利です
  3. 仕事のタスクは見積もり時間と一緒に登録します
  4. 当日分のタスクが登録できたらスタートです
  5. 登録したタスクに手をつけたらタスクごとのタイマーを開始し、終わったらタイマーを止めます
  6. 現在時間+未完了タスクの見積もり時間の合計が就寝時間として表示されるので、タスクを減らしたり、簡略化します
  7. 1日が終了したら残ったタスクは翌日以降に回します
  8. よく出てくるタスクはリピートタスクとして登録しておきます

タスクシュートを使う流れはこんな感じです。よくタイマーを動かすのを忘れたまま、タスクを完了まで進めてしまいますが、その際はタスクごと削除しちゃってOKです。

常に見込みの就寝時間が更新されていくようにさえできれば、タスクシュート初心者は卒業です。

 

タスクシュートで時間管理に絶望して、自分の時間を取り戻す | まとめ

本記事ではToDoリストに代わるタスク管理方法として、タスクシュートを紹介しました。現実的に当日中に終わらせることができるタスクの量を常に確認できる、というのが僕にはとてもマッチしました。

突発的なタスクが入った時も、緊急タスクを優先することで、残業がどれぐらい増えるか、または明日に回すべきタスクがどれくらいあるか、も管理できるので、気づいたら仕事が終わらない、という最悪の状況は起こりません。

なぜ、予定していた仕事が終わらなかったか?はタスクシュートを見れば、すぐわかって改善できるデータが貯まります。

 

タスクシュートを使う
→1日にできるタスクの少なさに絶望する
→それでも何とかしようと奮起する
→タスクシュートのデータをもとに、改善する
→重要な仕事が時間内に終わるようになる(残業が減る…!!)

というのが僕が経験したタスクシュートです。根本的な部分を解決したい場合は、タスクシュートにじっくり取り組んでみてください。