【時短術大全】仕事時間の90%を減らす時短テクニック30選

【時短術大全】仕事時間の90%を減らす時短テクニック20選【効果の大きい順】

もっと自分のための時間を確保したい!という人に向けて、仕事時間を減らす時短術を紹介します。当然ですが、すべて実践しているテクニックで、時短を極めた結果、79ヶ国に訪れつつ年収1000万円を達成しました。

 

それぞれの時短テクニックは小さな効果でも、積み上げることで、大きな結果になります。1日1時間を節約できれば、1ヶ月で30時間、1年で360時間です。

副業で時給1000円稼げていれば、浮いた時間で、年収を36万円増やせます。昇給を待って、地道に頑張るよりも、速攻で収入を増やせますから、生産的です。

 

それでは本題です。上から時短効果の大きい順に並べているので、迷ったら上から実践してください。

 

「やらないことリスト」は最高の時短テクニック

現代は情報が多すぎて、やるべきことにあふれています。そこで、自分の時間を守るために「やらないことリスト」を作ります。僕がやりたいことをするために決めた「やらないことリスト」はこちら。

  • 5人以上の飲み会に行かない
  • 二次会に行かない
  • お酒を飲まない
  • 徹夜しない
  • 一人で住まない
  • 睡眠を削らない
  • 時間にルーズな人と付き合わない
  • 自分がコントロールできないことを気にしない

» 参考:やりたいことを実現するために「しないことリスト」を作ろう

 

やることを決めるのは簡単ですが、やらないことを決めるには勇気が必要です。だからこそ、有効です。

 

職場の近くに引っ越して、通勤時間を短くする

会社員がストレスを感じるのは、ほとんど通勤時間」という調査結果が出てるぐらい、通勤時間が長くて良いことはありません。通勤は必ず発生する仕事なので、長い通勤時間はじわじわと時間を奪っていきます。

 

通勤時間の全国平均は「片道39.5分・往復1時間19分」(出典:2016年の総務省統計局の調査)。東京圏の平均は「片道43.8分・往復1時間28分」でした(出典:2013年住宅・土地統計調査)。

通勤時間を片道15分短くできれば、往復で30分。1ヶ月に20日出勤していたら、1ヶ月10時間の時短です。1年なら120時間なので、細かい時短テクニックを積み上げなくても、丸5日の自由な時間を増えることになります。

 

リモートワークで、通勤時間をゼロにする

コロナ禍で促進されましたが、モートワークなら通勤時間はゼロです。

いきなりすべての勤務をリモートワークにできなくても、リモートワークで便利なツールを使う。本業がどうしてもリモートワークができないなら、副業だけでもリモートワークできるものを選ぶ、という方法もあります。

» 参考:リモートワークの副業を見つける4つの方法16サイト

 

週1日のリモートワークができるなら、1ヶ月で4日、1年で48日。平均通勤時間の往復1時間28分をかけると、合計4204分・70時間・約3日の自由な時間が増えます。

今後を見据えて正社員のリモートワークや、職種を変えることまで考えているなら、下記の2記事が参考になります。

» リモートワーク正社員になる4つの方法【シンプルです】
» リモートワークが実現する6つの職種

 

音声入力でライティング時間を減らす

会社員の仕事は大半がライティング・タイピングです。メール、報告書、週報、提案書、チャットなど、タイピングをしない日はないはず。そこで、音声入力を使うとライティングの時間を大きく減らすことができます。

» 参考:iPhoneの音声入力で超精度の高い文字入力をする8つのコツ

 

人間が話すスピードは1分間300文字。キーボードで入力するスピードが1分間で100文字なので、理論的には3倍早くライティングに関する仕事が終わります。

 

UndistractedでSNSやYouTubeから時間を取り戻す

Google Chromeの拡張機能である「Undistracted」を使うと、SNSやYouTubeから時間を取り戻すことができます。UnDistractedのデフォルトで遮断できるサイトは下記の6サイトです。

  • Facebook
  • Youtube
  • Twitter
  • Reddit
  • Netflix
  • Linkedin

 

他のサイトも自分で設定すれば、アクセスできないようにブロックできます。もちろん、すべてのサイトはアクセスできるようにも再設定が可能ですが、自分自身に対してとても気まずい。

 

PCのスペックを上げて、あらゆる作業効率を上げる

自分のPCで仕事をしている場合はスペックを上げるだけで、高速化するので、すべての作業効率が改善されます。PCの耐用期間は3年なので、3年前のPCをまだ使っていたらメルカリに出品して、PCを新調した方が良いです。

 

ちなみに、Macユーザーなら公式が販売している「認定整備済製品(通称:整備品)」が割安です。整備品とは、店頭で展示された製品や初期不良でメーカーに返品されたものを、Appleが再整備し、正規品よりも15%ほど安く販売しているものです。

Appleの整備品は評価が高く、公式が新品と同様に1年間の保証がついていることから自信も感じます。僕も10年以上Apple製品は整備品縛りですが、何か困ったことは一度もありません。オススメ。

 

高速インターネットで、待ち時間を減らす

インターネットは速ければ速い方が有利です。自宅の回線ならneuro光、ポケットWiFiはCMや広告をあまりしていなくて、利用者が少ない会社のポケットWiFiが高速です。

例えば、最近だとクラウドWi-Fiが良さそうです。あまり聞いたことのないWiFiを選びましょう。

 

サブディスプレイで、PCの画面操作の時間を減らす

PCの画面が大きくなると、操作効率が上がるので労働時間を減らすことができます。1万円くらいのディスプレイを買えば十分です。

ノートPC+ディスプレイの組み合わせにしておけば、移動する際はノートPCにして、オフィスではディスプレイも使って、ダブルディスプレイにします。

 

メールのフィルターでメールチェックの時間を減らす

メールのフィルターを使うことで、無駄なメールがメールボックスに届かなくなるので、メールをチェックする時間そのものを減らすことができます。

フィルター機能は、それぞれのメーラーによって異なるので、ここでは説明を割愛しますが、Gmailなら標準のフィルターがかなり優秀です。

 

会議の時間は45分に設定して、長くても60分で終える

会議の時間を60分に設定せずに、あえて45分にすると延長しても60分には終わります。また、人は慣れない数字に注目するので、参加者が45分を意識してくれたら、いつもよりスムーズに進行します。

「60分ではない、ということは次に別の予定があるのかな?」とも思ってもらえますし。

 

会議のアジェンダを事前に共有して、時間を減らす

会議の基本ですが「会議とは議論をして何かを決める機会」です。情報共有だけなら、わざわざ集まる必要はありません。

会議の主催者なら、または主催者じゃなくても「何が決まれば会議は終了なのか」を明確にしておくことで、横道に逸れることなく会議を進行させることができます。

 

会議の資料は事前に共有する

会議関連が多いですが、それだけ僕が多くの会議に参加してきたということなんでしょう。

本題ですが、会議の資料は必ず事前に共有です。共有すべき最高のタイミングは「会議の3日目」です。会議の参加者が資料を一読するのに十分な時間があればOKです。

また、会議が始まったら資料の内容は全員が把握しているという前提で進めましょう。でなければ、わざわざ事前共有して意味がありません。

 

会議のメンバーを絞って、時間を減らす

会議時間を短くする最後のコツは、メンバーを絞ることです。理想は3人、多くとも5人までにメンバーは絞りたく、6人以上の会議になってしまうなら、仕切り直しを考えた方が良いです。

 

議事録・発言録でタスクのすれ違いを減らす

電話や口頭での指示が多い上司は要注意です。言った・言わないになる前に、議事録や発言録を作成して、文字ベースできちんと業務のすれ違いがないか確認しておきましょう。

逆に自分が指示を出す場合も、指示を受ける側が困らないように、面倒でも文字に起こしておいた方が無用なトラブルと対応の時間を短縮できます。

 

Googleカレンダーで手帳をつける、手帳を見る時間を減らす

紙の手帳をやめて、Googleカレンダーにすると、スケジュール管理の時間を減らすことができます。GoogleカレンダーはスマホとPCの両方で見ることができるので、ついでに紙の手帳を持ち歩く手間も省けます。

 

Evernoteでメモを探す時間を減らす

紙のメモをやめて、すべてEvernoteに入れる。メモを探すときはEvernoteから検索をすると、情報を一括でスムーズに管理できます。

 

筆者はメモの他にも、思いつく限りのテキストはEvernoteに入れてます。なので、Evernoteで見つからないもの=存在しないもの、として扱ってるぐらい。

  • 議事録
  • ブログの下書き
  • 1年間の目標
  • 読んだ本のタイトル

 

スマホの通知をオフにして割り込みを減らす

仕事を中断されると、もう一度集中して取り組み直すまで、時間がかかります。割り込みを減らすためには、スマホの通知をオフにするか、機内モードにしておけばOKです。

重要な連絡なら留守電が入りますし、ちょっと電話に出れなくても仕事が崩壊しないようにするのは、健全に働くために大事です。

 

アンガーマネジメントで怒りの時間を減らす

いつもイライラして、すぐに怒る性格を治したいという人は「アンガーマネジメント」について学んでください。怒っても、状況が解決することは少なく、むしろ悪化することが多いでしょう。怒らないことで、時間を節約できます。

ただし、アンガーマネジメントでは、怒らないこと=正解ではありません。怒るべき一定のルールを決めるのが本質です。

 

チェックリストやフォーマットで単純作業を減らす

3回以上繰り返す作業はチェックリストやフォーマット作り、自動化をして4回目以降の時短を狙います。自動化に活用する技術はGoogle App ScriptやExcelのマクロなどが便利ですが、 技術がなくても単純作業の効率化はできます。

 

書類の写真を撮ってクラウドに入れて、書類を探す時間を減らす

書類を探すのに時間がかかっている人は、下記の方法がオススメです。

  • 少ない枚数なら書類の写真を撮って、名前をつけて、クラウドサービス(Dropboxなど)に入れる
  • 大量の書類なら、スキャンして、名前をつけて、クラウドサービスに入れる
  • 探すときはファイル名を検索する

 

紙の書類を持ち歩かないことはリモートワークの最低条件ですし、環境保護にも推奨されてるので、少しずつデータ化をしましょう。

 

学びをブログにまとめて、質問に答える時間を減らす

コンサルティング会社や代理店などで働いている場合、業務中に同じ質問を何度もされます。そこで、2回以上答えた内容はテキストにまとめておくと、質問に答える時間を3回目からゼロにできます。テキストをコピペするだけ。

さらに、先を見据えると、学んだことをブログにアウトプットし続けると、自分のクローンができます

 

仕事時間の90%を減らす時短テクニック | まとめ

仕事時間を減らす時短テクニックは以上です。時短を目指すときに大切なことは2つ。

  • 大きな時短を実行する勇気
  • 小さな時短を積み上げる根気

まずは大きな時短に挑戦して、次に小さな時短をコツコツって進め方がオススメです。

 

本記事では「時間の量を減らす」がテーマでしたが、「時間の質を上げる」には目標管理と、タスク管理、集中力の向上がポイントです。それぞれ、ノウハウや工夫をまとめたので、自信がない方はご覧ください。

» 目標達成できない原因から考える「達成できる目標設定」の工夫
» 「二段階タスク管理術」がタスクのストレスを激減させてくれたから紹介したい
» 世界最高の集中方法をスマホ1台で実現する

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