イベントに人を呼びたい、どうすればできるようになる？：仕事の一環で、イベントを開催することになりました。飲み会くらいは企画したことありますが、仕事でちゃんとしたイベントを開催するのは初めてです。社内にも経験者がいないので、誰にも相談できません。人が集まらないのは絶対に避けたいのですが、どうすればいいですか？
という方に向けて、インターネットを使ってイベントに集客する9つの工夫をご紹介します。
僕が初めて外部向けのイベントを開催した時から8年が経ちます。共同創業者を務める株式会社TABIPPOでは年に2回1万人規模のフェスを主催していて、その他にも週末に30人規模のイベントを年間で100回開催します。今回は週末イベントで得た経験を元に、イベント開催に関わる基本的なことを解説します。
まずは、イベントに人が集まるために必要な3つの要素からスタートします。
イベントに人が集まるために必要な3つの要素
- イベントが参加者にとって魅力的
- イベントに参加ができる条件が揃っている
- イベントが知られている
人が集まるイベントには少なくとも上記の3つが必要です。見落としがちなのがイベントが参加者にとって魅力的であることです。主催者のひとりよがりなイベント内容だと、どんなにマーケティングを頑張っても参加者は集まりません。まずはイベントを作り込むことを大切にし、それからマーケティングに進みましょう。
参加者にとって魅力的なイベントを作る方法
参加者にとって魅力的なイベントを作るためには以下が必要です。
・そのイベントにしかない個性がある
・イベント参加のメリットが共有されている
・企画者の想いと誠実さが伝わっている
そのイベントにしかない個性がある
イベントがオンリーワンであれば、それは魅力になります。例えば、ユニークなゲストやイベントのテーマでも構いませんし、規模を大きくしたり小さくしたり。どんなものでも個性にすることができます。
まだイベント企画の経験が少ない人は「オズボーンのチェックリスト」を使うとアイデアのヒントが見つかります。
イベント参加のメリットが共有されている
参加者は何かしらを期待して、イベントに対して参加費と時間を支払います。期待されるメリットは、だいたい下記4つのどれかであることが多いです
・自分の問題を解決できる知識を学べる
・イベントゲストや主催者と出会う機会を得られる
・自分と同じような趣味嗜好を持つ人と出会うことができる
・新しい発見がある
企画したイベントがいずれのメリットを与えるのかを理解して、テキストや写真を駆使して正しく伝える必要があります。
企画者の想いと誠実さが伝わっている（怪しくない）
特に女性参加者にとって、イベントが怪しくないことは大切です。1人でイベントに参加する場合、誰も知らない場に行くことはリスクが高いです。
企画者やゲストのプロフィールが掲載されていること、顔写真があること、過去のイベントの様子がわかること、過去参加者の声が載っていることで、怪しさを減らすことができます。
参加したい人が参加できるイベントの条件
・開催日程のリリースが早く、日時が適切
・参加費が期待するメリットに対して妥当
・物理的に参加することができる場所である
イベントに参加してもらうことは、旅行ツアーを買ってもらうことに近いです。参加者が日時とお金と場所の3つの条件をクリアする必要があります。
イベントを開催する日程のリリースが早く、日時が適切→早くリリース
イベントは開催日の2ヶ月前にはリリースしましょう。参加者が集まらないイベントは、開催日までの時間がなさすぎることが多いです。リリースから開催までに時間があれば、参加者のスケジュールを事前に抑えられるだけではなく、イベントをPRする時間も確保できます。
また、参加者にとって最適な日程や時間帯を選ぶことも大切です。例えば、参加者が20代の社会人の場合は3連休の中日と金曜日を避けて、平日なら19時半以降、休日なら14時以降で日時を検討します。
参加費が期待するメリットに対して妥当
イベントの参加費は安くすれば良いというものでもありません。無料イベントはドタキャンする人が増えますし、モチベーションが低い参加者が増える可能性も上がります。
東京であれば2500円〜3500円くらいのイベントをよく見かけますが、会場費や食事の有無を計算して、参加者が期待するメリットにとって特だと思える金額に設定しましょう。
なお、極端に参加費が高いイベントもありますが、あれらは会社の経費で参加することを前提に作られています。
物理的に参加できる場所である→リモート参加やビデオも考える
Youtube LiveやInstagram Liveを使ったリモート参加の環境を整えれば、地方や関東以外に住んでいる人に参加してもらうことができます。多少の機材とノウハウも必要ですが、地方在住の人にとって特に東京開催のイベントに参加できることは魅力的です。
僕がリモート参加を用意する場合は、下記のようにすることが多いです。参加者全体の20%くらいはリモート参加者になります。
・機材はスマホ用の三脚とiPhoneを2台
・iPhoneからYoutube Liveを使用して、イベントを生放送する
・もう1台のiPhoneは生放送が途切れた時用に、イベントを全て録画しておく
・イベント中はリモート参加者とLINEグループを作り、音や映像の様子が乱れたら教えてもらう
・質疑応答もLINEグループを使う
・録画データはイベント終了後にリモート参加者に共有する
イベントをインターネットで伝えるために必要なこと
十分に魅力的な内容と参加者にとって最適な条件を揃えることができたら、最後にマーケティングです。
・企画者と参加者の関係性が作られている
・丁寧な言葉と分かりやすいデザインを選んでいる
・イベントの情報が届く方法を日々模索している
イベントマーケティングは、一般的なECマーケティングよりも難易度が上がります。なぜなら、購入者にお金だけではなく、スケジュールと時間も支払ってもらう必要があるためです。
企画者と参加者の関係性が作られている
日頃からの積み重ねがあるかどうかがイベントへの参加を左右します。ソーシャルメディア業界では、エンゲージメント（関係性）があるという表現をしますが、イベントになって急に売り込みをされると引いてしまうので、毎日コミュニケーションを取ろうねってことです。
関係性と言っても、この記事を読んでいる人はイベント専業のお仕事ではないと思うので、日頃の情報発信をきちんと続ければOKです。
丁寧な言葉と分かりやすいデザインを選んでいる
感覚値ですが、イベント企画者が伝えたいことの1割くらいしか、イベントページを読んだ人には伝わっていません。そもそも、イベントページを最後まで読んでくれる（完読してくれる）人はアクセス全体の10〜20%だったりします。
そのため、申し込みまでにたどり着くための言葉遣いや分かりやすいバナー、ボタンなどを用意する必要があります。
イベントの情報が届く方法を日々模索している
イベントに人を集めたいので、方法を全部教えてください！と言われることがたまにあるのですが、特にWebマーケティングの世界は日進月歩で、すぐに昔の方法が役に立たなくなるので、教えてください！のスタンスだと多分しんどいです。
イベントにインターネットで集客する9つの工夫 | まとめ
本記事ではインターネットを使ってリアルイベントに集客をする9つの工夫を紹介しました。集客の工夫をしても、イベントに人が集まらない場合は、イベント自体に問題があります。満足度の高いイベントを設計できているか、もっと工夫できることはないか、下記の記事を参考にしてください。
飲み会や勉強会などリアルイベントの満足度は主催者の工夫と技術で決まります。イベント慣れしていないうちは、開催することに精一杯ですが、ちょっとした工夫でイベントの差別化は可能です。これまでに100回以上イベントを開催して学んだ、満足度[…]
