Webでイベントに集客する10の基本と10のアイデア【合計5万人以上】

Webでイベントに集客する10の基本と10のアイデア【合計5万人以上】

      2018/10/29

イベントに人を呼びたい、どうすればできるようになる?:仕事の一環で、イベントを開催することになりました。飲み会くらいは企画したことありますが、仕事でちゃんとしたイベントを開催するのは初めてです。社内にも経験者がいないので、誰にも相談できません。人が集まらないのは絶対に避けたいのですが、どうすればいいですか?

という方に向けて、Webを使ってイベントに集客する13の基本と10のアイデアをご紹介します。

目次

 

僕が初めて外部向けのイベントを開催した時から8年が経ちます。共同創業者を務める株式会社TABIPPOでは年に2回1万人規模のフェスを主催していて、その他にも週末に30人規模のイベントを年間で100回開催します。今回は週末イベントで得た経験を元に、イベント開催に関わる基本的なことを解説します。

なお、すでに10回以上イベントを開催した経験があって集客に困っていない方は、記事後半にあるインターネットとイベントに関して、これまでやってきた施策をご覧ください。それでは本題です。まずは、イベントに人が集まるために必要な3つの要素からスタートします。

 

イベントに人が集まるために必要な3つの要素

イベントに人が集まるために必要な3つの要素

  1. イベントが参加者にとって魅力的
  2. イベントに参加ができる条件が揃っている
  3. イベントが知られている

人が集まるイベントには少なくとも上記の3つが必要です。見落としがちなのがイベントが参加者にとって魅力的であることです。主催者のひとりよがりなイベント内容だと、どんなにマーケティングを頑張っても参加者は集まりません。まずはイベントを作り込むことを大切にし、それからマーケティングに進みましょう。

 

参加者にとって魅力的なイベントを作る方法

参加者にとって魅力的なイベントを作る方法

参加者にとって魅力的なイベントを作るためには以下が必要です。

・そのイベントにしかない個性がある
・イベント参加のメリットが共有されている
・企画者の想いと誠実さが伝わっている

 

そのイベントにしかない個性がある

イベントがオンリーワンであれば、それは魅力になります。例えば、ユニークなゲストやイベントのテーマでも構いませんし、規模を大きくしたり小さくしたり。どんなものでも個性にすることができます。

まだイベント企画の経験が少ない人は「オズボーンのチェックリスト」を使うとアイデアのヒントが見つかります。

 

イベント参加のメリットが共有されている

参加者は何かしらを期待して、イベントに対して参加費と時間を支払います。期待されるメリットは、だいたい下記4つのどれかであることが多いです

・自分の問題を解決できる知識を学べる
・イベントゲストや主催者と出会う機会を得られる
・自分と同じような趣味嗜好を持つ人と出会うことができる
・新しい発見がある

企画したイベントがいずれのメリットを与えるのかを理解して、テキストや写真を駆使して正しく伝える必要があります。

 

企画者の想いと誠実さが伝わっている(怪しくない)

特に女性参加者にとって、イベントが怪しくないことは大切です。1人でイベントに参加する場合、誰も知らない場に行くことはリスクが高いです。

企画者やゲストのプロフィールが掲載されていること、顔写真があること、過去のイベントの様子がわかること、過去参加者の声が載っていることで、怪しさを減らすことができます。

 

参加したい人が参加できるイベントの条件

参加したい人が参加できるイベントの条件

・開催日程のリリースが早く、日時が適切
・参加費が期待するメリットに対して妥当
・物理的に参加することができる場所である

イベントに参加してもらうことは、旅行ツアーを買ってもらうことに近いです。参加者が日時とお金と場所の3つの条件をクリアする必要があります。

 

イベントを開催する日程のリリースが早く、日時が適切→早くリリース

イベントは開催日の2ヶ月前にはリリースしましょう。参加者が集まらないイベントは、開催日までの時間がなさすぎることが多いです。リリースから開催までに時間があれば、参加者のスケジュールを事前に抑えられるだけではなく、イベントをPRする時間も確保できます。

また、参加者にとって最適な日程や時間帯を選ぶことも大切です。例えば、参加者が20代の社会人の場合は3連休の中日と金曜日を避けて、平日なら19時半以降、休日なら14時以降で日時を検討します。

 

参加費が期待するメリットに対して妥当

イベントの参加費は安くすれば良いというものでもありません。無料イベントはドタキャンする人が増えますし、モチベーションが低い参加者が増える可能性も上がります。

東京であれば2500円〜3500円くらいのイベントをよく見かけますが、会場費や食事の有無を計算して、参加者が期待するメリットにとって特だと思える金額に設定しましょう。

なお、極端に参加費が高いイベントもありますが、あれらは会社の経費で参加することを前提に作られています。

 

物理的に参加できる場所である→リモート参加やビデオも考える

Youtube LiveやInstagram Liveを使ったリモート参加の環境を整えれば、地方や関東以外に住んでいる人に参加してもらうことができます。多少の機材とノウハウも必要ですが、地方在住の人にとって特に東京開催のイベントに参加できることは魅力的です。

僕がリモート参加を用意する場合は、下記のようにすることが多いです。参加者全体の20%くらいはリモート参加者になります。

・機材はスマホ用の三脚とiPhoneを2台
・iPhoneからYoutube Liveを使用して、イベントを生放送する
・もう1台のiPhoneは生放送が途切れた時用に、イベントを全て録画しておく
・イベント中はリモート参加者とLINEグループを作り、音や映像の様子が乱れたら教えてもらう
・質疑応答もLINEグループを使う
・録画データはイベント終了後にリモート参加者に共有する

 

イベントをインターネットで伝えるために必要なこと

イベントをインターネットで伝えるために必要なこと

十分に魅力的な内容と参加者にとって最適な条件を揃えることができたら、最後にマーケティングです。

・企画者と参加者の関係性が作られている
・丁寧な言葉と分かりやすいデザインを選んでいる
・イベントの情報が届く方法を日々模索している

イベントマーケティングは、一般的なECマーケティングよりも難易度が上がります。なぜなら、購入者にお金だけではなく、スケジュールと時間も支払ってもらう必要があるためです。

 

企画者と参加者の関係性が作られている

日頃からの積み重ねがあるかどうかがイベントへの参加を左右します。ソーシャルメディア業界では、エンゲージメント(関係性)があるという表現をしますが、イベントになって急に売り込みをされると引いてしまうので、毎日コミュニケーションを取ろうねってことです。

関係性と言っても、この記事を読んでいる人はイベント専業のお仕事ではないと思うので、日頃の情報発信をきちんと続ければOKです。

 

丁寧な言葉と分かりやすいデザインを選んでいる

感覚値ですが、イベント企画者が伝えたいことの1割くらいしか、イベントページを読んだ人には伝わっていません。そもそも、イベントページを最後まで読んでくれる(完読してくれる)人はアクセス全体の10〜20%だったりします。

そのため、申し込みまでにたどり着くための言葉遣いや分かりやすいバナー、ボタンなどを用意する必要があります。

 

イベントの情報が届く方法を日々模索している

イベントに人を集めたいので、方法を全部教えてください!と言われることがたまにあるのですが、特にWebマーケティングの世界は日進月歩で、すぐに昔の方法が役に立たなくなるので、教えてください!のスタンスだと多分しんどいです。

 

インターネットとイベントに関して、これまでやってきた施策

最後にこれまでにインターネットを使ったイベントマーケティングで、実際にやって効果のあった施策を紹介します。

 

単発イベントではなく、複数開催のゼミ方式にする

価値を作る方法の1つとして、イベントを複数回連続のゼミ形式にしました。例えば、TABIPPOの小規模イベントシリーズの「旅大学」では、全4回の世界一周ゼミを開催しています。

参考ページ:世界一周を夢見るすべての人へ!世界一周ゼミ第2弾を関西で開催します!

 

アウトプットをとにかく具体的にして持ち帰れるようにする

僕が主催している「人生でやりたい100のリスト」を作るワークショップでは、とにかく時間内に参加者全員がリストを完成できるように工夫しています。

イベントの申し込み前からゴール「イベント時間内にリストを完成させる(やりたいことを100個書き出す)」を何度も伝え、当日も伝え、励まし、煽ります。すべては、参加者に満足度高くイベントを終えるためです。

参考ページ:満員御礼!大人気!人生でやりたい100のリストを作るワークショップ を開催します!

 

イベントで教えるノウハウはすべて公開する

イベントで伝えているノウハウや知識は主にブログで公開しています。そもそも、ワークショップ系のイベントであれば手を動かすことに価値があるし、トークライブはその場の流れで変わりゆくトークに価値があり、ノウハウ系は質疑応答やゲスト当人のポロっとこぼした話が重要だと思っています。

イベント内容を学びたい場合は、同じお金で書籍を1,2冊買った方がよほど体系的に学習できるので、イベント内で伝えたことを全公開しても参加者が減ってしまうことには繋がらないと考えます。

ちなみに、イベント「人生でやりたい100のリスト」であれば、こんな感じで記事単位で公開しています
»【挫折しない】人生でやりたい100のリストの作り方【2時間でできる】
»【8年経過】死ぬまでにしたい100のことを書いた→119個叶った
» 人生でやりたい100のリストを拡張して作る4つのもの

 

イベントをライブ配信&チャット対応して、世界中から参加できるように

参加したい人が参加できるイベントの条件、でもお伝えしましたが、収支や集客的にもイベントをライブ配信することはポジティブです。ライブ配信の参加者数はイベントスペースと違って上限がありません。そのため、イベント参加費から会場費を引いて、だいたい半額くらいの参加費にしています。

地方や海外在住の方からは「いつも参加したくてもできなかったので、とても嬉しいです!」と喜んでもらえることが多くて、機材のセットアップや音質などに気は遣いますが、ぜひチャレンジを。

 

ゲストは1人ではなく、複数人の組み合わせで考える

トークライブ系イベントの場合、ゲストとテーマ設定が同じだと同じような話になってしまいます。ゲスト自体も同じ話を繰り返すのって新鮮味にかけますし、ゲストのファンでイベントに参加してくれた人には「またこの話か…」とがっかりされます。

単独のトークライブではなく、2人以上のトークセッションにすると、思わぬところで話が盛り上がり、トークが脱線していく面白さを生み出すことができます。

 

参加にハードルを設けることで、面白くする

イベント集客のために、参加費を無料にして誰でも参加できるようにするのは必ずしも正解とは言えません。イベントは、企画者と参加者(とゲスト)で作り上げていくコンテンツですから、あえて偏った参加者を集めることでユニークなイベントを作ることができます。

例えば、僕が趣味で開催している「お酒弱い弱いナイト」は、お酒を全く飲めない人のための飲み会です。普段からお酒が飲めなくて肩身が狭い想いをしている人たちだけが集まるという、コミュニティになってます。もちろん、主催者の僕も飲めません。

お酒飲めない人だけで参加者が集まるか?については下調べもしていて、日本人の20%がお酒にとても弱い、または全くお酒が飲めないという統計があったので、20%もいるなら大丈夫だろうと開催に踏み切りました。おかげさまで、毎回満員です。

 

Twitterでの情報発信はイベントスライドを作る気持ちで

イベントに参加してもらうには、企画者と参加者の関係性が作られていることが大切、なぜならイベントに参加することはお金を支払うだけではなく、スケジュールと場所のリスクがある、ということをお伝えしました。

関係性を作って育てるために、僕はブログとTwitterを使っています。ブログを適当に書く人って少ないのですが、Twitterはゆるゆるな人がいます。

例えば、旅や仕事についてのイベントを開催している僕が「仕事つまらない」とか「旅行きたくない」って投稿してたらガッカリですよね。本心を隠してウソをつく必要はないですが、フォロワーに楽しんでもらえる意気込みと努力は大切です。

 

Facebookはリピーター向けにイベントの裏情報を発信する

Facebookは友人に向けてイベントの裏側を発信してます。ゲストのブッキングは誰に声をかけているか、イベントを開催してみてどうだったかなど。悩みや課題を打ち明けるとサポートしてくれる人が現れるのもFacebookの強みです。

 

アンケートは5段階評価で、5の数を追求する

イベントを改善していくのにアンケートは大切ですが、無記名でも厳しい評価をつけづらいのが人情ですので、評価の平均値ではなく5段階評価で5の数を追求しましょう。3と4の差はほぼありませんが、5は最高!ですので、本当に満足したことがわかります。

なお、数字評価と一緒に気になったこと、改善点についてコメントをもらった場合は、きっちり指摘に向き合いましょう。指摘をもらうほとんどは、参加者の期待値と企画者が提供したもののズレなので、両方の視点から指摘を見極めることが必要です。

 

参加者の行動を変えたいなら、イベント後のフォローが大切

イベントを開催する背景には、参加してくれた人の行動を変えたいという想いがあることが多いです。イベントをきっかけとして、◯◯してほしい、◯◯になってほしいという目的です。

しかし、イベントだけでは簡単に行動まで変わらないのが事実です。それでも、企画者にはイベントを開催するだけの熱量があり、参加者にもイベントのテーマに共感して様々なリスクを乗り越えています。諦めてはもったいないので、企画者としてはイベント参加後もできる範囲で参加者のフォローをしましょう。

例えば、
・イベント参加者限定のLINEグループを作って、そこに関連情報を投稿する
・イベント参加者にメルマガやSNSフォローをしてもらって、情報を提供する
・次のイベントの参加費を割引する、または無料にする
など

 

記事は以上です。イベントが開催されたら、次に大切なことは参加者に緊張感を伝えないことです。7年間イベントを開催し続けて学んだ、緊張を和らげるコツを最後にご紹介します。

» ワークショップやイベントでプレゼンする緊張を緩和する7つのコツ | Work Life Chaos 

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