リモートワークで円滑に働く5つのルール | 2018年版

      2018/05/05

会社経営者:実験的にリモートワークを導入したいけれど、前例がないのでどのようなルールを設定すればいいのか分からない。実践的で実現可能な方法を知りたいので、教えて欲しい。

という疑問にお答えします。

*追記*
セブ島での3ヶ月のリモートワークを通じて、一部のルールを変更しました(2017/07/07)
アメリカ横断での1ヶ月のリモートワークを通じて、4つのルールを廃止しました(2018/05/03)

 

記事の内容

・無理なくリモートワークを実現するルール
・リモートワークを導入する場合のマネージメント側の心得

日本で仕事を受けて海外でリモートワークする時に有効な6つの工夫を具体的なルールに落とし込みました。リモートワークを妨げる要因として大きい「本当にちゃんと働いているのか」という不安を解消することをコンセプトにしています。

 

なお、僕自身のリモートワーク経験は、2017年4月-3月にセブ島でのエンジニア留学しながらのリモートワークや

2017年10月-11月のアメリカ横断しながらのリモートワークなど、海外×日本のリモートワークが多いです。

共同創業者を務めているTABIPPO, Inc. では元々がリモートワーク推奨ですが、TABIPPO.NETを運営する編集部チームでは「編集長である僕がリモートワークしてると、成長角度が上がる」と言われるくらいには、ルールとコミュニケーションの整備ができてきました。

 

無理なくリモートワークを実現するルール

・仕事を開始したらslackに挨拶(=リモート出社) →廃止
・google calender上にリモートワークのスケジュールを登録
・毎月のMTGで月内に完了するタスクを決定する
・毎週のMTGで進捗の確認と課題を解決する
・本社と共通のコアタイムを4時間は設ける
・LINEでラフに状況を報告する
・リモートワーク中はappearをカメラオフで繋ぎっぱなしにする →廃止
・仕事が終わったら日報を提出する →廃止
・仕事を終える時もslackに挨拶(=リモート退社) →廃止

 

仕事を開始したらslackに挨拶する(リモート出社)

身支度をして仕事を開始するタイミングで、slackに「おはようございます」と投稿することにしました。リモートワーカーへの仕事を依頼しやすくし、少しでも交流を深めるために。

 

追記:リモート出社辞めました

Google Calenderにスケジュールが入っていれば、挨拶しなくても仕事やってるだろうという信頼感の元、最近はリモート出社しなくなりました。ただ、slack(社内のコミュニケーションツール)での反応はいつもより素早くするように心がけています。

 

google calender上に当日のスケジュールを登録

リモートワーク中はランチや打ち合わせでの離席もわからないため、当日のスケジュールを細かく入れることにしました。普段は打ち合わせやアポなど大きな予定しか入れませんが、リモートワーク中は常に何をしているのか分かるようにキチキチに入れます。

 

追記:リモートワークしていなくても、細かく入れるようにしました

2017年はリモートワーク中のみ仕事のスケジュールを細かく入れていましたが、2018年は30分おきに何の仕事をしているか記入してあります。

 

毎月のミーティングで月内に完了する仕事を決定する

とても良い働きをしているルールです。前月末に、翌月にやるべき仕事を洗い出して定量的に進捗が分かるように箇条書きにして共有しています。書き方は、こんな感じです。

・ハイパートラベルチャレンジ記事の編集・公開:0/10
・フィリピン留学記事の執筆:0/4

 

毎週の30分ミーティングで進捗の確認と課題を解決する

毎月の仕事を決めた上で、毎週1対1の30分ミーティングがあり、その時間で困っていることや悩んでいることをドンドン解決します。ミーティングは主にLINE通話で、直接面対することはあまりありません。

心がけとしては課題をできる限り持ち帰らないようにしています。その場で即決して解決策を出すか、どうしても解決できない場合は、やらないことを決めます。

 

本社と共通のコアタイムを4時間は設ける

遠隔での打ち合わせを設定できるように日本時間の10時〜18時の中で4時間は共通のコアタイムを設けます。ヨーロッパや北米の場合など時差が大きい場所は、リモートワーク側が朝や深夜になりますが頑張って調整します。

 

追記:引き続きコアタイムは設けてますが、あまり重要ではなくなってきました

アメリカ横断の際は、時差が真逆だったのでコアタイムの時間がかなり短かったのですが、毎日コアタイムがあるよりも、案件が佳境に入った時にまとまってコアタイムを確保できた方が重要でした。

 

LINEでリモートワークの様子をゆるく報告する

実践してみて、LINEでの報告はとても大切だと分かりました。仕事の状況よりも、リモートワーク先でどんなことをしているのか知りたいという要望が多く上がるようになったので、1日1回はメンバーが入っているLINEグループにゆるい投稿をしています。

今日は仕事を16時には終わらせて、ビーチ行ってきます!
ペナン島のジャンバラヤ世界で一番美味しかった!

など仕事と関係あるものも、ないものも、いつもより意識してLINEグループに登場するようにすると、メンバーが安心してくれます。

 

リモートワーク中はappearをカメラオフで繋ぎっぱなしにする

オフィスワーカーがリモートワーカーにすぐに話しかけられるように、appearを繋ぎっぱなしにします。リモート側のネット環境に負荷がかかるので、appearより軽いツールがあれば変更します。

PCに向かってる顔を見られるのは恥ずかしいので、カメラはオフです。

 

追記:リモートワーク中の常時appear廃止しました

ネットワークの負荷と、結局あまり話しかけられなかったために辞めました。

 

仕事が終わったら日報を提出する

リモートワークの成果がわかるように、下記のフォーマットで日報を提出します。オフィスワーク中は週報を提出するにとどめていましたが、リモートワーク中は細かく日報で報告します。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■本日の予定
■完了したこと
■次回出勤時の予定
■一言
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

追記:リモートワーク日報は廃止しました

週次でのミーティングを導入したので、日報は廃止しました。

 

仕事を終える時もslackに挨拶(リモート退社)

日報を出し終わったら、slackで仕事終わりますの挨拶をします。以後は、たっぷりリモートワーク先を楽しみましょう!おつかれさまでした。

 

追記:リモート退社辞めました

ルールとしてのリモート退社は廃止しました。状況によっては、LINEでお疲れ様でしたー!って投稿します。

 

リモートワークを導入する場合のマネージメント側の心得

リモートワークを導入する際には、マネージメント側も新たな環境に適応するための努力と気遣いが必要です。僕が編集長として、4年間で述べ30人以上のメンバーとリモートワークして気づいたことを紹介します。

 

仕事をしすぎないように注意が必要

リモートワーク導入前に多くの方は「仕事をサボるのではないか」という不安を口にしますが、逆のことが起こります。リモートワーカー達は24時間、場所にとらわれずに仕事することができるようになると働きすぎます。

リモートワークを口実にサボる人は0ではありませんが、仮にサボりが発覚したとして本当にリモートワークが原因でしょうか。むしろ、普段の業務から問題があったのではないかと考えられます。

やる気のあるメンバーがリモートワークのせいで働きすぎて、体調や調子を崩さないようにマネージャーは注意が必要です。

 

仕事の時間だけではなく、仕事の結果で評価する

親の介護や育児、海外移住など様々な要因でリモートワークをしている人は、状況が変わる中で工夫してリモートワークと仕事の成果を両立しようと挑戦します。

そのため、仕事の時間だけではなく、仕事の結果で評価することを心がけましょう。出社せずに、同様の成果が出せているならば、交通費やオフィスの管理費などの諸経費を差し引いて、それだけで会社にとってはプラスです。

オフィスで遅くまで仕事をしている人を可愛がりたくなる気持ちは分かりますが、グッとこらえて平等な目で評価をしましょう。

 

リモートワークを導入することで確実に採用にはプラスになる

ブランドや給与面で大企業と戦えない、かと言ってストックオプションや成果に応じたインセンティブも用意できない企業の場合、リモートワークの導入は採用面で強みになります。

東京勤務ができない地方や海外在住の人や、育児や介護でキャリアを中断せざるを得なかったプロフェッショナルを採用することができれば、人手不足への有効な打ち手になります。

 

今回の記事は以上です。会社勤め&リモートワークではなく、フリーランスとして働く方が好みなら、クラウドワークスなどのクラウドソーシングを使うか、TECH CAMPで勉強してWebエンジニアになる方法などがあります。詳しくは下記の記事にまとめたので、気になる方はご覧ください。

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