社内でリモートワークを導入してみたいが前例がないので、どのように進捗や状況を管理して良いのか分からないマネージャー向けに、リモートワーク実施企業で多用されているツール・Webサービスを紹介します。
- チャットツール
- 会議ツール
- ファイル管理ツール
- タスク管理ツール
- 進捗やレポートの作成ツール
こちらの5種類の用途に応じてリモートワーク向けツールを紹介するので、用途ごとにすでに導入しているツールがあれば、使い方の部分のみを参考にしてツールは既存のものでOKです。
筆者のリモートワーク歴
記事を書いている僕のリモートワーク歴は4年ほどです。国内よりも海外でのリモートワークが多く、様々な工夫をしてきました。リモートワークを成立させることは、業務と共有の簡略化です。仕事に関わる当事者同士は当然のことながら、周囲のメンバーもリモートワーカーが何をしているかが確認しようと思えば確認できるという点がお互いの安心感を生みます。
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それでは、本題です。
チャットツール「slack / chatwork」
多くのリモートワーク実施企業はチャットツールを導入しています。理由はメールでのやり取りは無駄なコストが多く、また従来のようなフェイストゥフェイスでのコミュニケーションはリモートワーカーにはできないからです。
チャットツールの代表格はslackとchatworkで、チャットツールとしての機能は大きく変わりません。ただし、chatworkにはタスク管理の機能が搭載されているので、チャットツール＆タスク管理ツールを一括できるというメリットがあります。
» その仕事、Slack で。 | Slack
» Chatwork | Group chat for global teams
Web会議ツール「appear / zoom」
リモートワーカーが会議に参加するためには、Web会議のツールが必要です。代表格はappearとzoomで、どちらも無料で使うことができます。通信環境などに大きく差はないですが、zoomは会議内容を録音することができます。そのため、Web会議だけではなく、遠方での取材やインタビューなどにも使われることが多いです。
なお、どちらのWeb会議ツールも通信環境によっては音声が途切れることがあります。対策としては通信量を軽くするためにカメラをオフにする（音声のみにする）ことで改善される場合がありますが、それでもダメならLINEのグループ通話やFacebookメッセージのグループ通話などで対応しています。
ファイル管理ツール「Google Drive」
リモートワークでは、イントラネットや社内WiFiにアクセスすることができないので、ファイルは外部に保存する必要があります。Dropboxでも代用可能ですが、Google Driveの無料枠が15GBで、Dropboxの無料枠は2GBなので、Google Driveの方がオススメです。
タスク管理ツール「Todoist」
タスク管理ツールはメンバーそれぞれに導入しがちですが、可能であれば統一しておいた方が残タスクの把握や仕事の依頼が簡単になります。代表的なタスク管理ツールはTrelloやBacklogなどがあり、弊社ではTodoistを使っています。
正直、タスク管理は各々の好みが分かれる分野だと思うので、どのツールが良いかという考えよりも導入したツールが浸透するまで徹底することが大切です。そもそも、タスク管理をしない人などもいるので、仕事のスタイルや文化を作っていく部分からスタートですね。
進捗やレポート作成ツール「Google Document / Google Spread Sheet」
議事録や事業計画、アクセスレポートなどあらゆる資料はGoogle DocumentとGoogle Spread Sheetで作ることができます。4年前と比較して、WordやExcelを使うことはほぼなくなりました。最大のメリットは1つのファイルを同時に編集し、常に同期（最新の状態に保つこと）ができるので、ファイルが氾濫しないことです。
文章の添削やExcelの関数なども再現可能なので、WordやExcelなどをインストールしなくても業務可能です。また、必要な際はWord形式、Excel形式へのアウトプットも可能です。最高。
» Google Document
» Google Spread Sheet
まとめ
リモートワーク向けのツールやWebサービスの紹介は以上です。リモートワークが実現できれば、地方在住者や在宅勤務などで優秀な人材を採用することが可能になります。新しい働き方の実現は大変なことも多いですが、企業やチームの価値を向上する挑戦です。
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